Written by: Helene Brynildsen 29.12.2015

Å holde det perfekte møtet er vanskelig. Så hva er hemmeligheten for å holde effektive møter, som ikke forsinker?

symfoni_blogg_motemester

 Vi har vel alle opplevd hvor vanskelig det er å finne tid til et møte hvor flere skal delta. Det være seg interne møter, eller møter med kunder/leverandører. Enkelte møter blir stadig utsatt fordi en av møtedeltakerne må prioritere andre oppgaver. Kanskje har man i tillegg knapphet på tilgjengelige møterom og møteromsutstyr.


Bruk nettet!
En møtemester vet at man ikke trenger å være fysisk tilstede for å holde effektive møter. Med stadig bedre høyttaler, mikrofon og bildekvalitet på PC’er og håndholdte enheter, trenger man i mindre grad eget møteromssutstyr for å kunne avholde nettmøter. Man kan i stor grad benytte seg av sin egen PC/håndholdte enhet hvis møtet ikke består av mange deltakere.


Lyd
Enkleste form for nettmøter er når man kun trenger å dele lyd (dvs tilsvarende en konferansetelefon). Det kan ofte være godt nok når agendaen for møtet er kort, f.eks. at man kun skal utveksle noen synspunkter eller ta en beslutning. Denne form for møte krever at alle møtedeltakerne kjenner hverandre godt og at møtet/agendaen er relativt kort.


Video
Litt avhengig av hva møtet dreier seg om,  er det ofte en fordel å kunne bruke video for å kunne se hverandres ansiktsuttrykk, kroppspråk, etc. Det er spesielt viktig hvis temaet som tas opp, kan være noe vanskelig, og hvor det er viktig at man unngår misforståelser eller dårlig kommunikasjon. Hvis ikke alle som deltar i møtet har truffet hverandre før, er det viktig å starte møtet med bruk av video mens man presenterer hverandre. Om video skal brukes gjennom hele møtet, avhenger av båndbredden. Har man dårlig båndbredde der man befinner seg, må man prioritere å bruke den på lyd og evt deling av skjerm. Er møtet preget av mye diskusjoner/forhandlinger, der det viktig å bruke video. Mens dreier det seg stort sett om enveis-kommunikasjon, f.eks. en presentasjon, kan de passive deltakerne gjerne delta uten video.


Dele skjerm/tavle
Kanskje viktigere enn å bruke video, er å dele informasjon man vil legge frem i møtet. Enten ved at man deler skjermbilde fra sin PC, og da kan jo alle dele på å være aktive, eller ved at man har videokamera mot en tavle hvor deltakerne kan skrive og illustrere det man legger frem.


Triksene for å finne ledig tid
Noen vil kanskje si at et av problemene man har med å booke møter, er at enkelte av møtedeltakerne aldri har ledig tid i sin kalender. En møtemester vet at ser man nøye etter, finnes det kanskje en liten halvtime her eller der. Spesielt hvis vedkommende ikke skal ha en veldig aktiv rolle i møtet, kan man gjerne delta mens man er ute og reiser (f.eks i bilen eller på flyplassen), og delta i nettmøtet via App på telefon/nettbrett. Man skal bare huske å ta hensyn til andre reisende og ikke la møtedeltakelsen gå på bekosting av konsentrasjonen på bilkjøringen!
 

Hold det kort
Enkelte har kanskje booket for lang tid til møter som burde kunne vært gjennomført på noe kortere tid? Personer som må være tilgjengelig i mange møter, må passe på å bruke tiden sin effektivt, og legge forholdene til rette for at man ikke alltid blir en flaskehals og hindrer rask gjennomføring av prosesser. Disse personene kan muligens velge å delta i deler av et møte slik at man unngår å booke seg opp for hele møtet. På en annen side skal man ikke legge opp til en stresset hverdag som kun består i å haste fra møte til møte. Men husk at stress ofte kommer av det man ikke får gjort. Så ved å fokusere på mer effektive og kortere møter,  blir man kanskje mindre stresset. Og slipper man å bruke tid på å komme seg til/fra møter, så sparer man også mye tid!
 

Når det ikke er et ledig møterom
Finner man ikke et ledig møterom, kan man planlegge et møte hvor deltakerne deltar fra sin arbeidsplass, eller der de måtte befinne seg. Det betinger at de kan delta uten å forstyrre de som befinner seg i sin nærhet. Man skal selvfølgelig også passe på at det man sier, ikke kommer uvedkommende for øre. Det er ikke klokt å diskutere kunde/leverandør-relaterte eller interne forhold mens man befinner seg på et offentlig sted, f.eks. på flyplassen. Det er fort gjort å forsnakke seg selv om man på forhånd hadde planlagt å være veldig diskret. Dessuten skal man også ta hensyn til at andre reisende helst vil slippe å måtte høre på din møtedeltakelse. Er du på reisefot, så sørg for å finne en plass hvor du ikke forstyrrer!


Møtemesteren
En møtemester er kreativ, så se etter muligheter slik at det skal være så enkelt som mulig å avholde et møte. Sørg for å være den som ikke unødvendig sinker prosesser